En vertu de la nature de nos activités, FAGA SOLUTIONS INC. comprend l’importance de protéger les renseignements personnels et confidentiels recueillis afin de permettre d’offrir les services offerts pour lesquels ils sont nécessaires. 

Conformément au cadre légal et normatif en vigueur, FAGA SOLUTIONS INC. a mis en place un ensemble de mesures et procédures de contrôle visant à assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels que nous détenons sur clients, prospects, partenaires ainsi que nos employés. Par ailleurs, nos représentants certifiés sont également régis par leur code de déontologie dont une emphase régit également la confidentialité.

Afin de faciliter l’accès à l’information, voici une liste des principales références législatives :

• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1

• Commission de l’accès à l’information du Québec

Principales modifications législatives | Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca)

• ChAD : Politique de sécurité des renseignements personnels et confidentiels (Modèle)

https://chad.ca/wp-content/uploads/archive/wysiwyg/articles/pdf/politique-securite-renseignements-personnels-fr.pdf

• Loi canadienne antipourriel (C-28) 

https://fightspam-combattrelepourriel.ised-isde.canada.ca/site/loi-canadienne-anti-pourriel/fr 

• Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques

https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/p-8.6/ 

Définition d’un renseignement personnel

« Renseignement personnel ou nominatif » : Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. 

Ces renseignements peuvent être identitaires (ex : nom, adresse, numéro de téléphone), financiers (ex : numéro de carte de crédit), médicaux, liés aux activités professionnelles (ex : dossier d’employé), etc.

Dans le cadre de ses activités, les services de FAGA SOLUTIONS sont destinés aux entreprises dans la majorité exercent dans le domaine de l’assurance. Par conséquent, FAGA SOLUTIONS pourrait avoir accès à des informations personnelles de ses clients, lesquelles seront traitées selon les exigences du cadre légal en vigueur.

Collecte et utilisation des renseignements

Nous ne pouvons utiliser un renseignement personnel qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli. Ainsi, selon la nature du mandat qui nous est adressé, seuls les renseignements essentiels dont nous avons besoin sont demandés.  

Par exemple pour :

• Évaluer la conformité des pratiques 

• Un processus de vente ou d’acquisition de cabinet ou volume d’affaires

• Réaliser des audits externalisés de dossier

• Payer un produit ou service acquis

Dépendamment du mandat confié, ces renseignements pourraient donc être d’ordre financier (budgets, états financiers, états de comptes, ventes, registres, compte séparé, compte opération), sur les produits et services de l’entreprise, les stratégies de mise en marché, projets, contrats, développement des affaires, de nouveaux créneaux et marchés, les listes (fournisseurs, clients, employés), les polices, les équipements, des accès aux plateformes (BMS et système téléphonique) ou tout autre document relié au cabinet, sa clientèle, ses employés ou son achalandage. 

FAGA SOLUTIONS traitera l’ensemble des informations transmises par ses clients, comme étant des informations confidentielles.

Accès et utilisation des renseignements

Les renseignements personnels recueillis par notre personnel demeurent confidentiels. Seul le personnel autorisé dans l’exercice de ses fonctions et la réalisation de ses mandats peut y a avoir accès.  En ce sens, une gestion des droits d’accès physiques et informatiques est faite.

Néanmoins, chez FAGA SOLUTIONS INC, nous traitons avec des entreprises (personnes morales) et nous traitons tous renseignements sensibles obtenus d’elle avec prudence, vigilance et dont l’encadrement est fait par un ensemble de mesures de sécurité.

Protection de la vie privée

Soucieux de protéger les renseignements personnels de ses clients.  FAGA SOLUTIONS INC. ne vend, recueille, partage, communique à des tiers ou rend public quelconque renseignement personnel de sa clientèle, sauf dans l’optique de réaliser son mandat, d’assurer la continuité des services auprès de ses clients ou dans le cadre spécifique visant à donner suite à une ordonnance du tribunal ou répondre à un organisme gouvernemental autorisé.

Dans ces circonstances, FAGA SOLUTIONS INC. pourrait exceptionnellement devoir transmettre des informations, auprès d’organismes légitimement autorisés et/ou assujettis au cadre juridique et réglementaire. Parmi ceux-ci, on peut notamment retrouver :

• Des bureaux d’avocats ;
• Des fiscalistes, comptables, notaires ;
• Tribunaux
• Institutions financières ;
• Autres spécialistes dont les fonctions sont requises pour le mandat cible ;

Exactitude des renseignements 

Notre personnel s’efforce de maintenir l’exactitude des informations au dossier client. Il est possible de valider et mettre à jour les informations contenues à votre dossier directement et simplement avec l’un des membres de notre équipe. 

Droit à l’accès et à la rectification

Advenant qu’une information inexacte figure au dossier, une demande écrite peut aussi être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels afin d’apporter les correctifs. Si requis, l’accès aux renseignements personnels est possible sur demande écrite auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.

• Procédez à une demande écrite d’accès ou de rectification
• Soumettre la demande écrite à l’adresse courriel ou l’adresse physique de l’entreprise du cabinet
• Vous recevrez un accusez réception
• Votre identité sera validée 
• Le traitement de votre demande sera effectué au plus tard dans les 30 jours suivant la date de réception 
• Pour plus d’informations : consultez LPRPSP 

Consentement

Aucun renseignement n’est recueilli par FAGA SOLUTIONS INC. sans le consentement du client, du mandataire ou du prospect. Parallèlement, lorsque vous fournissez des renseignements personnels, vous consentez à leur utilisation et à leur communication aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis par FAGA SOLUTIONS INC.

Droit de retrait de son consentement à l’utilisation ou la communication des renseignements 

Sous réserve de certaines limitations, vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels. Dans ces circonstances, il serait possible que FAGA SOLUTIONS INC. ne puisse vous offrir le produit, le tarif, le service demandé pour votre police d’assurance.

• Pour plus d’informations, consultez:  P-39.1 – Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (gouv.qc.ca)

Offre de services / contrats

Afin d’établir une offre de service ou un contrat, il est de notre devoir d’analyser le besoin de l’entreprise concernée ainsi que l’ensemble des personnes intéressées ou impliquées dans la démarche.

Que les demandes soient téléphoniques, en personne, en ligne, le consentement devra nécessairement être confirmé par écrit par un responsable autorisé de l’entreprise avec laquelle nous traiterons.

Communication courriel / Abonnement et désabonnement en ligne 

Suite à la transmission de votre adresse courriel à FAGA SOLUTIONS, FAGA. pourrait transmettre de l’information par courriel, à l’entreprise et ses employés. À tout moment, il est possible de confirmer ou de retirer son consentement sur l’utilisation de l’adresse courriel en se désabonnant de la liste de distribution de l’une des façons suivantes :

• à même une mention dans le message ou courriel amenant à la page de désabonnement en ligne (le cas échéant) 

• en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements contacter de notre entreprise à l’adresse courriel désignée au bas de la présente politique. 

De cette façon et conformément à la LCAP, il vous est possible de stopper tout courriel non-sollicité qui aurait pu être envoyé par FAGA.

Provenance des informations recueillies

Renseignements fournis par le client 

De façon non limitative, et avec le consentement de votre entreprise, des renseignements personnels et confidentiels tels que le nom complet, coordonnées postales, coordonnées bancaires peuvent être requises afin de vous permettre de recevoir une offre de services sollicité.

Renseignements obtenus d’un tiers

FAGA ne recueille, ni conserve aucune information de quelconque tiers sans être avoir obtenu au préalable un engagement contractuel de son client et définissant son mandat.

Lors d’un mandat spécifique octroyé et avec votre consentement, les tiers avec lesquels FAGA pourrait être avoir à traiter ou analyser des documents pourraient provenir de cabinets d’assurance, d’organismes gouvernementaux, des bureaux d’avocats, des fiscalistes, comptables, notaires, tribunaux, d’institutions financières, d’autres spécialistes dont les fonctions sont requises pour le mandat cible, ou d’autres tiers. 

Ces tiers peuvent fournir des renseignements sur votre entreprise qui seront requis afin de répondre à votre demande.

Renseignements d’appel, clavardage et autres communications

Pour des raisons d’intégrité des informations, de formation et de contrôle de la qualité du service à la clientèle, les conversations téléphoniques, sms, clavardage, téléconférences être enregistrées et écoutées. Les sessions de clavardage et autres communications peuvent être archivées.

Témoins (aussi appelés cookies en anglais) et autres technologies

Par souci d’améliorer la qualité des services offerts et l’expérience client sur le site WEB, des renseignements anonymes et confidentiels sont recueillis par Google Analytics.

FAGA SOLUTIONS INC. pourrait utiliser des témoins, et d’autres technologies pour recueillir des renseignements sur votre utilisation de notre site et de vous permettre d’accéder à certains de nos services en ligne. Veuillez lire les conditions d’utilisation de notre site Web. 

Dans l’éventualité où vous souhaiteriez les désactiver, vous pourriez ne pas être en mesure d’accéder à certaines parties de notre site Web. Vous pouvez en tout temps supprimer ou désactiver les témoins depuis votre navigateur :

• Supprimer, autoriser et gérer les cookies dans Chrome 
• Supprimer et gérer les cookies dans Microsoft Edge 
• Effacer les cookies et les données de site dans Firefox 
• Effacer les témoins dans Safari 

Web analytique 

Le Web analytique consiste en la collecte, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur l’achalandage d’un site Internet et sur les visites, dans le but de comprendre et d’optimiser l’utilisation du Web. Les renseignements recueillis par les marqueurs numériques peuvent être utilisés dans le cadre du Web analytique pour garder en mémoire vos interactions avec notre site Web.

FAGA SOLUTIONS INC. pourrait se servir de Google Analytics pour améliorer son site Web. Lorsque votre ordinateur demande d’avoir accès à la page Web de notre entreprise, nous pourrions recueillir les renseignements suivants aux fins du Web analytique :

• l’adresse IP d’origine;
• la date et l’heure de la demande;
• le type de navigateur utilisé;
• les pages visitées. 

Il est possible d’éliminer la surveillance de Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins, en désactivant JavaScript dans votre navigateur ou en utilisant le Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics. Même si vous désactivez Google Analytics ou JavaScript, vous pourrez encore accéder à des données et à des services comparables sur notre site Web. Par contre, en désactivant l’option de témoin volatil, la navigation sur certains sites sécurisés pourrait s’avérer difficile.

Communication électronique

Tout comme les cellulaires ou courriers standard, la communication par internet ou par courrier électronique sans cryptage ne peut être entièrement sécuritaire ni confidentielle. Celles-ci sont susceptibles à être modifiées, perdues ou interceptées. FAGA SOLUTIONS INC. décline toute responsabilité de dommages qui pourraient être causés à une personne en relation avec nous, et ce, indépendamment de la forme de communication.

Dégagement de responsabilité – courriel 

Nos clients nous transmettent parfois des courriels contenant des renseignements personnels. FAGA SOLUTIONS INC. ne pourrait être tenu responsable de la perte, de l’interception, du piratage ou de toutes altérations de tout courriel qui lui est transmis.

Responsable désigné de la protection des renseignements personnels 

N’hésitez pas à contacter le responsable de la protection des renseignements personnels pour toutes questions relatives à la confidentialité et la protection des renseignements personnels.

CONDITIONS D’UTILISATION DU SITE INTERNET (Affichage site Web) 

Gestion des risques liés aux technologies de l’information et des communications

Lignes directrices (source : AMF : Texte de l’AMF adapté aux cabinets en assurances de dommages)

La progression rapide des innovations technologiques contribue à transformer les processus et les modèles d’affaires des entreprises du domaine de l’assurance et services financiers. Ces innovations introduisent par contre des risques significatifs alors qu’en parallèle, ces mêmes entreprises sont de plus en plus interconnectées ou dépendantes de systèmes hérités et de fournisseurs externes pour mener à bien leurs activités.

L’adoption des innovations technologiques accentue les risques de perte, de fuite, de vol, de corruption et d’accès non autorisé aux données. Elle expose davantage les institutions aux risques de cyberattaques qui sont de plus en plus sophistiquées, fréquentes, ciblées et difficiles à détecter. Les risques liés aux technologies de l’information et des communications (« TIC ») peuvent avoir des conséquences défavorables tant au niveau financier et légal que sur les clients et la réputation d’une entreprise. 

Dans ce contexte, la gestion des risques liés aux TIC devrait être complète, robuste et devrait alimenter les disciplines clés telles que la planification stratégique, l’infogérance, la gestion du changement, la sécurité de l’information (incluant la cybersécurité), la continuité des activités et la gestion des données.

Cette ligne directrice évoluera au fur et à mesure que les connaissances de ces sujets se préciseront. Il est important de noter que cette ligne directrice ne prétend pas couvrir tous les aspects de la gestion des risques liés aux TIC. Elle met plutôt l’accent sur les éléments diffusés par l’AMF ainsi que sur les recommandations de tiers spécialisés jugés pertinents au moment de sa rédaction.

Il est de la responsabilité de l’entreprise de bien comprendre les risques auxquels elle est confrontée et de s’assurer qu’ils soient pris en compte adéquatement en fonction de leur nature, de leur taille, de la complexité de leurs activités et de leur profil de risque.

Site internet et consentement

En utilisant ce site web, vous acceptez d’être lié(e) par les conditions ci-dessous et de vous y conformer. Les conditions décrites régissent votre utilisation de ce site. Celles-ci peuvent être amenées évoluer sans préavis et dont l’entrée en vigueur serait immédiate. En continuant d’utiliser notre site, vous consentez aux conditions qui le régissent.

Interprétation et juridiction

L’accès et l’utilisation de ce site sont seulement assujettis à toutes les lois et à tous les règlements applicables dans sa province ou son pays de résidence. Il est important de noter que les produits, les services et l’information ne sont pas tous applicables ou offerts partout au Canada ou à l’extérieur du Canada.  Les informations se veulent de nature strictement informative. Il est de votre responsabilité de vérifier si le contenu de ce site répond et peut s’appliquer à votre situation spécifique en fonction des lois de votre pays. 

Site web informatif et contenu

Le site web présente des renseignements généraux à sa clientèle. Les renseignements contenus dans les pages du site sont considérés comme fiables, mais rien ne garantit qu’ils soient à jour à tout moment. FAGA SOLUTIONS ne peut être tenu responsable, d’inexactitudes techniques, d’erreurs typographiques, en totalité ou en partie, ni de de l’exactitude ou de l’exhaustivité du contenu du site, ni des dommages que ceci pourrait vous causer. 

Il est recommandé de vous référer à un conseiller de FAGA SOLUTIONS afin d’obtenir les conseils et informations à jour afin que les produits et services que vous choisissez correspondent à votre situation spécifique.

Sécurité

Malgré les efforts déployés, FAGA SOLUTIONS n’est pas à l’abri qu’un piratage, un virus, vers informatique, un hyperlien, un cheval de Troie, une erreur ou omission, ou tout autre composant nuisible puissent engendrer une panne, une perte d’accessibilité, une interruption, une perte dans la transmission de l’information, un dommage à votre système informatique. La communication par internet ou par courrier électronique sans cryptage ne peut être entièrement sécuritaire. 

Vous êtes seul(e) responsable de prendre les précautions appropriées pour rechercher les virus informatiques ou d’autres propriétés destructrices afin d’assurer la protection et la sauvegarde adéquates des données ou de votre matériel.

Vie privée

FAGA SOLUTIONS investit d’importants efforts à mettre des mesures physiques, organisationnelles et technologiques afin de garantir le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels et confidentiels de ses clients, ses prospects, ses remployés et ses partenaires. 

Propriété intellectuelle

Certains noms, mots, titres, expressions, logos, icônes, graphiques ou dessins contenus dans les pages du site sont des appellations commerciales ou des marques de commerce appartiennent à FAGA SOLUTIONS.

Sans autorisation écrite de FAGA SOLUTIONS, le contenu du site ne peut être reproduit ou utilisé en partie ou en totalité à des fins commerciales. 

Dégagement de responsabilité – site internet

FAGA SOLUTIONS INC. n’assume aucune responsabilité quant aux pertes, dommages, poursuites, réclamations ou dépenses, directs ou indirects, découlant de l’utilisation de ce site internet. L’information qui est présentée ne comporte aucune forme de garantie et il demeure de la responsabilité de chacun de référer à une ressource compétente et qualifiée de FAGA SOLUTIONS INC. afin d’obtenir les conseils et services spécifiques à sa situation.

L’usager qui consulte et utilise ce site internet assume tout risque inhérent à la navigation. Par ailleurs, qu’il s’agisse de piratage, virus, informatique, hyperlien, cheval de Troie, d’erreur ou omission, ou tout autre composant ou d’information nuisible vous ayant causé quelconque forme de dommage, FAGA SOLUTIONS INC. ne pourra en être tenu responsable. Cette limitation de garantie s’applique également à l’interruption ou l’inaccessibilité partielle ou complète de ce site.

Plusieurs liens vers des sources externes sont offerts pour simplifier la navigation de l’utilisateur, mais n’offre aucune garantie quant aux risques ou au fonctionnement. 

Il est recommandé à chaque utilisateur du site internet de prendre les précautions raisonnables pour détecter la présence de tout composant nuisible sur le site, et plus largement sur internet.

La sauvegarde des données de votre ordinateur avant l’utilisation de ce site incombe à l’utilisateur.

Informations supplémentaires

Pour toutes informations supplémentaires, veuillez consulter la POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS également disponible sur notre site internet.